Jak zwiększyć produktywność
#Skillshunting,  Praca zdalna,  W terenie,  Zarządzanie czasem

Jak zwiększyć produktywność w 3 prostych krokach? – #Skillshunting 06

Z poprzedniego artykułu znasz już podstawy efektywnego zarządzania czasem. Wiesz jak istotne jest uprzątnięcie nie tylko miejsca pracy, ale także umysłu. Porzuciłeś próby multitaskingu i dalej zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność. 

Nadszedł czas na działanie! Aby odpowiednio przetworzyć każde z zadań należy przeprowadzić segregację i każdorazowo odpowiedzieć na pytania: jaka czynność, kiedy i gdzie będzie zrealizowana.  Na początku, kiedy otacza nas wiele jeszcze nieprzetworzonych zadań, warto założyć specjalne pudełko na sprawy, które należy rozwiązać w przeciągu najbliższego tygodnia. Mają one wyższy priorytet. Gdy wykształcisz już nawyk cotygodniowego opróżniania pudełka na zadania, taki “jednotygodniowy” inbox stanie się zbędny. Po odpowiedniej segregacji możesz zaczynać!


“Im więcej punktów gromadzenia zadań posiadasz, tym więcej razy musisz zmieniać źródła zadań i stajesz się mniej produktywny”

>>>Pobierz i wydrukuj planszę do kursu<<<

Link do kursu TUTAJ – przyszedł czas na tematy 6-10 🙂


Ten artykuł odpowie na poniższe pytania:

Jak zachować porządek w miejscu pracy? Zredukuj liczbę punktów gromadzenia!

Stanowisko pracy bardzo często mówi o tym co dzieje się w naszej głowie. Nie ma lepszej wizytówki niż uporządkowana i zorganizowana strefa pracy. Zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność na co dzień? Każdy przedmiot powinien mieć swoje miejsce, w które zostanie każdorazowo odłożony. W ten sposób dzięki pamięci mięśni stworzysz nowy nawyk!

W tym celu przygotuj od 6 do 8 pojemników plus 1 na rzeczy na najbliższy tydzień, w którym będziesz trzymać nieprzetworzone zadania.


7 wskazówek jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy:

Jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy - 7 zasad

1. Karteczki samoprzylepne

Chociaż wiele osób korzysta z nich do przypominania sobie o różnych zadaniach, to w rzeczywistości nadają się przede wszystkim do pozostawiania wiadomości dla współpracowników i innych ludzi. Na tym etapie masz już inne elementy w biurze, które służą do notowania przypomnień.

2. Każde zadanie ma swoje miejsce

Posegreguj rzeczy, które prowadzą do konkretnych czynności w zależności od ich celu. Najczęściej trafią one do pudełka na sprawy wymagające akcji.

3. Stwórz wystarczająco dużo dedykowanych miejsc

Skorzystaj z przegródek w szufladach. Zainwestuj w organizery, bądź pojemniki do przechowywania, aby odpowiednio pogrupować potrzebne akcesoria – spinacze, długopisy, flamastry – wszystko ma swoje miejsce. Jak zwiększyć produktywność podczas segregacji? Czasem lepiej zainwestować w więcej mniejszych koszyczków, żeby każdy rodzaj przyborów miał przeznaczone dla niego miejsce. Dodatkowo warto trzymać się zasady, że jedna przegródka jest przeznaczone tylko na jeden rodzaj rzeczy. Oznacza to, że nie mieszamy długopisów z flamastrami itp.

4. Przygotuj etykiety

Czasem mając do dyspozycji więcej przestrzeni zastanawiamy się jak zwiększyć produktywność. Odpowiedź jest prosta – dzięki nazwaniu odpowiednich przegródek zawsze będziesz wiedzieć gdzie dany przedmiot przynależy i szybko go znajdziesz. Umieść je w widocznym miejscu. Nie bój się pobudzić kreatywność! Twoje stanowisko pracy to przestrzeń, w której powinieneś czuć się komfortowo.

5. Podziel przestrzeń na strefy

Przedmioty, z których korzystasz często powinny być zawsze pod ręką. Przybory, których nie używasz na co dzień umieść w szufladach, za to rzeczy, z których korzystasz rzadziej niż raz w miesiącu możesz usunąć z pokoju, tak aby przestrzeń pozostała przejrzysta.

6. Pozostałe nieprzetworzone przedmioty odłóż do dużego pudełka, tak zwanego inboxu.

Jeżeli znajdziesz przedmioty, których nie potrafisz dopasować do żadnej kategorii możesz odłożyć je do jednego dużego, zbiorczego pudełka.

7. Wszystkie przedmioty odkładaj na miejsce za każdym razem

Każdorazowo odkładając wybrane elementy na miejsce nie będziesz tracić czasu na zbędne poszukiwania i utrzymasz wymarzony porządek.


Jak zwiększyć produktywność – pytania pomocnicze


Zanim przejdziesz do zasadniczego porządkowania punktów gromadzenia zadań i przetwarzania poszczególnych zadań, rozejrzyj się dookoła siebie i odpowiedz na kilka podstawowych pytań, które pomogą Ci odpowiedzieć na pytanie jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy:

  • czy chciałbyś coś zmienić w miejscu pracy?

  • czy chciałbyś zmienić dekoracje? 

  • czy chciałbyś coś powiesić na ścianach? obrazy, zdjęcia, tablice?

  • czy chciałbyś zmienić układ szuflad lub półek? Może dokupić nowe meble ułatwiające organizację miejsca pracy?

Zapisz na kartce lub w pliku wszystkie zmiany jakie chciałbyś dokonać, aby Twoje stanowisko pracy było miejscem, gdzie czujesz się dobrze i komfortowo. Powyższe reguły dotyczą każdego miejsca, w którym spędzasz czas – zarówno samochodu czy pomieszczeń w domu, takich jak sypialnia, kuchnia, piwnica czy garaż. Na każdą przestrzeń przeznacz odpowiednią ilość czasu i zapisz w kalendarzu. W ten sposób Twój nowy nawyk przejdzie w rutynę, Twoje ciało zapamięta odpowiednie co do zasady miejsca, a w efekcie Ty zaoszczędzisz dużo czasu, który będziesz mógł spożytkować w inny efektywny dla Ciebie sposób. 


Jak zwiększyć produktywność za pomocą przetwarzania – co? kiedy? gdzie?

Przetwarzanie jest czynnością polegającą na decyzji co jest kolejnym krokiem, kiedy będzie realizowany i gdzie jest jego miejsce, czyli w skrócie “co, gdzie kiedy”. Pamiętaj, że zawsze rozpatrujesz tylko jedno zadanie na raz. Sięgając po dwa lub więcej zadań jednocześnie rozpocząłbyś tzw. switchtasking, który  jak wspominałyśmy w poprzednim artykule jest nieefektywny i prowadzi do zwiększenia stresu, wydłużenia czasu realizacji wszystkich zadań oraz zwiększa ryzyko popełnienia błędów.


Jak zwiększyć produktywność w 3 krokach


1. Jaki jest kolejny krok do wykonania zadania?

Bez względu na to co masz przed sobą – list, fakturę, mail czy prośbę o pomoc zadaj sobie pierwsze pytanie – jaki będzie kolejny krok, który doprowadzi Twoje zadanie do końca. Jeżeli w pewnym momencie poczujesz, że nie wiesz gdzie odłożyć dane zadanie – nie przejmuj się, odłóż tam, gdzie będzie dla Ciebie wydawało się najlepiej. Najważniejsze, abyś nie pominął go i nie zostawił tam gdzie był, nawet jeżeli inne przedmioty wydają się łatwiejsze do segregacji. 

Nie zapomnij także przeanalizować czy to zadanie jest rzeczywiście warte Twojej uwagi, czy chcesz się nim zajmować. Twój planer nie jest tylko po to, aby go zapełniać wszystkimi wydarzeniami. Zastanów się czy dane zdarzenie ma dla Ciebie znaczenie i szczególną wartość dodaną. Dokonaj świadomej decyzji czy to będzie zadanie dla Ciebie. W przeciwnym razie może znasz osobę, której możesz je delegować. Czasem inne osoby są lepiej wykwalifikowane do realizacji danej czynności. Dzięki temu Twój czas zostanie zainwestowany w projekty, które przyniosą Ci większą wartość. Jeżeli oddelegowałeś kolejny krok, pamiętaj, że czekanie na wyniki też jest akcją.


2. Kiedy ten krok będzie zrealizowany?

W tym przypadku nieodzowny będzie Twój planer, dzięki któremu dobierzesz odpowiedni termin. Zastanów się czy powinieneś zająć się tym zadaniem od razu czy kiedy indziej. Pamiętaj, że decydujesz jedynie o terminie wykonania jednego kroku, a nie całego projektu. Bądź dokładny – wybierz nie tylko datę, ale też czas, w którym dana czynność zostanie wykonana. Pamiętaj – traktuj Twój wpis w planerze jak coś wiążącego.

Jak zwiększyć produktywność? Poznaj zasady planowania! W jaki sposób zdecydować, kiedy jest najlepszy moment na daną akcję? 


5 zasad przetwarzania związanych z czasem:

  1. Jeżeli czynność może zostać wykonana w 5 lub mniej minut wykonaj ją natychmiastowo – samo planowanie akcji zajmuje kilka minut, a wliczając do tego koszt switchingu lepiej wykonać ją teraz.

  2. Jeżeli czynność zajmuje więcej niż 15 minut lub ma deadline zapisz ją w kalendarzu – nawet jeśli nie jest to sprawa priorytetowej wagi, to akcja trwająca więcej niż 15 minut powinna zostać uwzględniona w harmonogramie dnia, ponieważ ciężko będzie ją wpasować w wypełniony innymi czynnościami plan.

  3. Pozostałe czynności umieść na liście przypominającej zadania do wykonania – najbardziej efektywna dla szybkich, krótkich i elastycznych zadań.

  4. Grupuj powtarzające się czynności.

  5. Zostaw miejsce pomiędzy zaplanowanymi czynnościami – na każdą zaplanowaną godzinę zaleca się zostawienie 10 minut wolnego. Daje to możliwość przygotowania się na kolejne spotkania, odetchnięcia, daje czas na niespodziewane wydarzenia i  zmniejsza poziom stresu.


3. Gdzie jest miejsce na to zadanie?

Zadaj sobie pytanie, gdzie jest miejsce na to zadanie. Jeżeli trzymasz w ręku fakturę – dołącz ją do pozostałych z danego miesiąca. Jeśli masz spinacz bądź przedmiot, którego miejsce jest w szufladzie w odpowiedniej przegródce – odłóż na miejsce. 


4 zasady przetwarzania związane z miejscem:

  1. Wszystko ma swoje i tylko swoje miejsce – przedmioty podobnego typu powinny być trzymane razem i odizolowane od innych. Stwórz wyraźne granice pomiędzy różnymi przedmiotami i nie mieszaj ich ze sobą.

  2. Mogłeś słyszeć, kiedyś frazę “when in doubt, throw is out” (jeżeli masz wątpliwości, wyrzuć to), która sprawdza się w przypadku fizycznych przedmiotów. Jednak, kiedy mowa o cyfrowych dokumentach takich jak maile, czy faktury w razie wątpliwości zawsze je zachowuj. Usuwaj jedynie te pliki, co do których jesteś pewien, że nigdy więcej się nie przydadzą.

  3. Informacje kontaktowe takie jak numery telefonów, czy adresy e-mail trzymaj w jednym miejscu, do którego zawsze masz dostęp.

  4. Kategoryzuj zadania – jednym z kryteriów segregowania czynności jest miejsce ich wykonywania. Podziel akcje na te, które musisz wykonać w domu, w biurze, czy w sklepie. W ten sposób łatwiej je zlokalizować w momencie, w którym tego potrzebujesz. Dobrym pomysłem jest też segregowanie zadań po osobach, z którymi są związane.

W celu nauki nowego nawyku rekomendujemy zadawanie sobie powyższych pytań każdorazowo (na początku nawet na głos). Dzięki temu uruchomimy nawyk i pozwolimy nie tylko głowie, ale naszym mięśniom nie zapomnieć o trzech krokach. Może warto byłoby powiesić sobie w miejscu pracy te 3 najważniejsze pytania, które będą Ci o sobie przypominały za każdym razem? Wykorzystaj kreatywność



Jak zwiększyć produktywność – organizacja dokumentów

Zarówno w biurze, jak i w domu można znaleźć niezliczoną liczbę dokumentów. Jak je zorganizować, tak aby dostęp do nich był łatwiejszy, a wyszukiwanie konkretnego dokumentu zajmowało jedynie chwilę? Odkryj jak zwiększyć produktywność za pomocą odpowiedniej organizacji dokumentów w miejscu pracy i w domu.



Dokumenty papierowe

Zainwestuj w foldery, po jednym na każdą literę alfabetu, a następnie alfabetycznie posegreguj dokumenty, odkładając je do odpowiednich folderów. Warto użyć też koszulek, i mniejszych teczek dzięki czemu odpowiednie pliki dokumentów nie pomieszają się ze sobą i łatwiej będzie je zlokalizować. Pamiętaj o odpowiednim podpisywaniu wszystkich komponentów. To jak nazwiesz dany element nie ma dużego znaczenia, jednak zadbaj o to, aby była to pierwsza rzecz jaka przychodzi na myśl patrząc na dany dokument.

Jeżeli pracujesz z małą ilością klientów i przechowujesz papierowe dokumenty związane z nimi, możesz umieścić ich w odpowiedniej teczce w folderze “k”. Jednak jeżeli liczba klientów jest większa, zastanów się nad kupnem całego zestawu folderów jedynie dla kategorii klientów. Jeżeli potrzebujesz również miejsca na dokumenty związane z finansami zaleca się użycie 12 oddzielnych folderów, po jednym na każdy miesiąc. Segreguj dokumenty po dacie ich wystawienia. Dokumenty finansowe warto zachować na 7 lat, więc pamiętaj o stworzeniu nowego zestawu 12 folderów każdego roku.


Dokumenty cyfrowe

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej dokumentów przechowujemy na komputerach. Obecnie segregacja i wyszukanie danego pliku jest zdecydowanie prostsze niż jego papierowej wersji. Przed Wami 6 porad jak efektywnie organizować pliki:

  1. Jeżeli używasz komputera do przechowywania zarówno plików prywatnych, jak i związanych z pracą, stwórz dwa główne foldery: praca i prywatny.

  2. W każdym z folderów stwórz szeroko zdefiniowane podfoldery – np. w folderze praca mogą znaleźć się takie podfoldery jak: marketing, finanse, sprzedaż itp.

  3. Stwórz kolejny zestaw podfolderów do każdej z kategorii, zależnie od sytuacji. Ten etap jest inny dla każdego. Można przykładowo stworzyć podfoldery na dokumenty worda, excela, czy obrazki i zdjęcia. Uwaga! 3 warstwy folderów są w większości wypadków wystarczające. Więcej warstw wydłuża czas szukania i segregowania plików.

  4. W każdy podfolderze najniższej warstwy stwórz folder o nazwie “archwium”. Jest to miejsce dedykowane plikom, które archiwizujesz, mają swoją nowszą wersję i nie są już potrzebne w bieżących sytuacjach. W razie potrzeby są jednak łatwe do zlokalizowania.

  5. Nazywaj pliki zaczynając od daty, a następnie nazwy pliku. W ten sposób ułatwisz sobie lokalizacje najnowszych wersji dokumentu.

  6. Używaj narzędzi do automatycznego tworzenia kopii zapasowej Twoich plików.


Jak zwiększyć produktywność przetwarzając punkty gromadzenia zadań – inbox

W tej części zajmiemy się opróżnianiem pudełka z zadaniami i przetwarzaniem znajdujących się w nim przedmiotów.

1. Wybierz jeden przedmiot z pudełka i przejdź przez 3 pytania: Jaki jest kolejny krok? Kiedy zostanie zrealizowany? Gdzie jest miejsce na to zadanie?

Marketing STP - praktyczny przykład

Michał wyjmuje z pudełka gazetkę wysłaną przez firmę zajmującą się sprzedażą mebli biurowych. W firmie Michała nie ma obecnie potrzeby na zakup nowych mebli, a co więcej ma on już zaprzyjaźnioną markę, u której robi tego typu zakupy. Kolejnym krokiem jest więc wyrzucenie gazetki. Akcja ta zajmuje zdecydowanie mniej niż 5 minut, więc zostanie wykonana niezwłocznie. Miejsce na to zadanie to kosz na śmieci papierowe (dbamy o środowisko!).

Chociaż przykład ten wydaje się być oczywisty, to w nauce organizacji czasu pracy i produktywności najważniejsze są nawyki, a poprzez powtarzanie czynności nawet w najprostszych przypadkach uczymy nasz umysł i mięśnie, co mają robić w przypadku napotkania przedmiotu, który wymaga procesowania.Jeżeli udało Ci się wykonać czynność, jednak przedmiot wymaga kolejnych akcji przejdź przez trzy pytania ponownie, aż do momentu, w którym dojdziesz do czynności, która nie może być wykonana niezwłocznie lub zakończysz proces. Jeżeli udało Ci się wykonać czynność, jednak przedmiot wymaga kolejnych akcji przejdź przez trzy pytania ponownie, aż do momentu, w którym dojdziesz do czynności, która nie może być wykonana niezwłocznie lub zakończysz proces. 

2. Jeżeli udało Ci się wykonać czynność, jednak przedmiot wymaga kolejnych akcji przejdź przez trzy pytania ponownie, aż do momentu, w którym dojdziesz do czynności, która nie może być wykonana niezwłocznie lub zakończysz proces.

3. W przypadku bardziej złożonych spraw bez wyraźnego deadlinu, trwających mniej niż 15 minut, warto dodać je na listę zadań. W tym celu doskonale sprawdzi się Kalendarz Google, w którym można stworzyć odpowiednią kategorię nazwaną właśnie “listą zadań”.

4. Zadania wymagające czasu należy wpisać do kalendarza, nadając im konkretny termin wykonania.

Wyrób nawyk przetwarzania

Opróżnianie pudełka na zadania przynajmniej raz w tygodniu powinno wejść w nawyk. Warto wyznaczyć konkretny moment w czasie pracy, który przeznaczysz na wypełnianie czynności z pudełka. W ten sposób wprawisz się w przetwarzaniu przedmiotów i proces ten będzie zajmować o wiele mniej czasu. Na początek warto zaplanować przynajmniej 5 godzin w tygodniu na przetwarzanie wszystkich punktów gromadzenia zadań. Później będziesz mógł oczywiście dostosować ten czas do swoich własnych potrzeb.

Jak wyznaczyć odpowiedni moment na przetwarzanie? Znajdź moment w ciągu tygodnia, w którym ryzyko, że ktoś lub coś Ci przerwie jest jak najniższe. Przykładowo możesz wyznaczyć jedną godzinę dziennie od poniedziałku do piątku. Zaleca się planowanie przetwarzania na minimum godzinę, ponieważ przeciętny człowiek wpada w odpowiedni, najbardziej produktywny rytm po pół godzinie pracy.

Na tym etapie może wydawać się, że zamiast zyskać więcej czasu w tygodniu, będziesz musiał poświęcić dodatkowe 5 godzin na przetwarzanie. Nic bardziej mylnego! Każdy z nas przetwarza czynności, zadania i przedmioty w ciągu dnia. Ze względu na nieustanny switchtasking zajmuje to nawet 2 do 3 razy więcej czasu. Wydzielając specjalny czas dedykowany przetwarzaniu w ciągu tygodnia sprawiasz, że w rzeczywistości spędzasz o wiele mniej czasu na tej czynności. 

Pamiętaj, że jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę ze świadomym przetwarzaniem, czas, który będziesz musiał poświęcić może się nieco wydłużyć.


Jak zwiększyć produktywność przetwarzając punkty gromadzenia zadań – email

System trzech pytań “co, kiedy i gdzie” sprawdza się tak samo dobrze w przypadku e-maila, co innych punktów gromadzenia zadań. Cel jest dokładnie taki sam, jak w przypadku przetwarzania pudełka na zadania: zredukuj liczbę przedmiotów wymagających Twojej uwagi (w tym przypadku maili) do zera przynajmniej raz w tygodniu. Nie korzystaj z maili jako przypomnienie o danym zdarzeniu, masz do tego inne narzędzia, które nie zaśmiecają Twojej skrzynki pocztowej i umysłu.

1. Funkcja archiwizacji maili

Jesteś jedną z osób, która przechowuje w głównej skrzynce tysiące maili? Czas to zmienić! Chociaż każda poczta ma wbudowany system wyszukiwania, który potrafi zlokalizować konkretnego maila w nawet najbardziej przepełnionej skrzynce, to każdy taki mail jest rozpraszaczem dla naszego mózgu. Jak sobie z tym radzić, jeżeli nie chcesz poświęcać czasu na tworzenie folderów i kategoryzowanie maili?

Używaj funkcji archiwizacji! Pozwala ona na usunięcie maila ze skrzynki, jednak będzie on wciąż możliwy do otworzenia przy pomocy wyszukiwarki. Jeżeli Twoja poczta nie ma opcji archiwizacji maili, nic straconego. Wystarczy, że stworzysz osobny folder i tam przeniesiesz wszystkie obecnie niepotrzebne wiadomości.

2. Ustawianie filtrów w skrzynce

Większość skrzynek elektronicznych pozwala na ustawienie dowolnych filtrów, dzięki którym konkretne wiadomości będą trafiały do wybranych przez Ciebie folderów. Funkcja ta pozwala przekierować wszystkie newslettery, czy reklamy obserwowanych przez Ciebie marek od razu do archiwum. Nie zobaczysz ich wtedy w swojej głównej skrzynce, ale z łatwością wyszukasz najświeższe informacje, gdy tylko będziesz tego potrzebować. Filtrowanie polega na wyszukaniu odpowiednich fraz, nadawców, słów kluczowych w tytułach itp., a następnie odseparowaniu maili, które je zawierają. W ten sposób nie musisz rezygnować z różnorodnych subskrypcji, przy jednoczesnym zachowaniu porządku w skrzynce e-mail.

3. Przetwarzanie vs sprawdzanie maili

Na tym etapie powinieneś mieć już ustalone, kiedy w tygodniu poświęcasz czas na przetwarzanie wiadomości e-mail. Jednak wiadomo, że codziennie dostajemy wiadomości związane z pracą i sprawdzanie ich raz w tygodnie to dla wielu osób zdecydowanie za mało. Pamiętaj, że przetwarzanie to decydowanie o kolejnym kroku, który należy wykonać, aby doprowadzić zadanie do końca. Sprawdzanie maila, to otwieranie go i decydowanie, czy daną sprawą należy zająć się niezwłocznie, czy może ona zaczekać do czasu na przetwarzanie skrzynki e-mail. Jeżeli jest to czynność, którą muszę wykonać teraz, przechodzę przez proces przetwarzania zadając trzy pytania. Warto jednak zaplanować sobie konkretny czas w ciągu dnia na sprawdzanie maila, aby nie zajmował on myśli podczas innych czynności. Polecamy wyznaczyć 15 minut, 3 razy dziennie.


Jak zwiększyć produktywność korzystając z budżetu czasowego

Każdy z nas ma limit czasu, który może wykorzystać danego dnia, tygodnia, miesiąca, czy roku. W jaki sposób efektywnie rozporządzać tym budżetem, tak aby jak najlepiej wykorzystać każdą chwilę, a jednocześnie jak zwiększyć produktywność na co dzień?

1. Czas dla mnie vs czas pracy

Wiele osób ma problem z osiągnięciem wysokiego stopnia produktywności, ponieważ nie potrafią oddzielić czasu związanego z pracą od prywatnego. Praca, to nie tylko czas spędzony w miejscu pracy, ale także podróż do i z niego oraz chwile, w których myślisz o sprawach związanych z pracą poza biurem. Oczywiście w przypadku home office, ta granica zaciera się jeszcze bardziej, jednak należy pracować nad rozgraniczeniem tych dwóch momentów dnia. Ustal ile godzin tygodniowo spędzasz poświęcając swój czas na pracę, wliczając w to dojazd i rozmyślanie o niej poza miejscem pracy. Wszystko inne jest “czasem dla Ciebie”, a więc jedzenie, spanie, rodzina, rekreacja, sport i inne.

Zdrowo jest rozgraniczyć te dwa czasy, postawić wyraźną granicę i się jej trzymać. Badania wskazują, że produktywność zwiększa się jeżeli nie bierzemy nadgodzin. W ten sposób jesteśmy zmuszeni zastanowić się nad swoim budżetem czasowym i na co go wykorzystamy w ciągu dnia. Jeżeli do tej pory pracowałeś bez limitów, wyznacz je za pomocą metody małych kroczków, powoli przesuwając je do bardziej realnych. Ponadto warto wpisać w kalendarzu powtarzające się zdarzenie nazwane “koniec czasu pracy” 🙂

2. Czym są najbardziej wartościowych czynności

Mając limit czasu, który możemy wykorzystać w ciągu dnia na pewno zdarzy się sytuacja, w której będziesz musiał podjąć decyzję, z których aktywności zrezygnować na rzecz innych. W tym celu należy ocenić wartość danych czynności i kryteria wyboru. Najprostszym sposobem oceny wartości aktywności jest określenie jaki jest ich koszt. Ile zapłaciłbyś innej osobie za wykonanie danej czynności? Podejmując decyzję,  którą z nich zająć się w pierwszej kolejności wybierz droższą. Najwięcej czasu pracy powinniśmy spędzać na dwóch najcenniejszych aktywnościach.

3. Jak ustalić najbardziej wartościowe czynności

Aby ustalić najbardziej wartościowe czynności, które wykonujesz w ciągu dnia, a co za tym idzie dowiedzieć się jak zwiększyć produktywność w pracy najlepiej posłużyć się tabelką, w którą wpiszesz kolejno obliczone wartości liczbowe i zmienne:

jak zwiększyć produktywność - określenie wartości czynności
  • wypisz wszystkie aktywności, którymi zajmujesz się w ciągu dnia,

  • wyznacz średnią, miesięczną pensję, jaką otrzymują osoby zajmujące się tą czynnością, zatrudnione na specjalnych stanowiskach,

  • podziel wpisane zarobki na 2080, czyli średnią ilość godzin przepracowanych w ciągu roku. W ten sposób określisz średni, godzinowy zarobek, 

  • ponumeruj aktywności, przy czym numer 1 to czynność, która jest warta najwięcej.

4. Jak określić czas na dwie najbardziej wartościowe czynności

Udało Ci się określić dwie najbardziej wartościowe czynności w Twojej pracy. Ile czasu powinieneś na nie poświęcić w ciągu dnia? Należy zastosować indywidualne podejście w zależności od stanowiska i istotności tych akcji. Przyjmuje się, że średnio warto poświęcić około 40% czasu pracy na te dwie czynności. W 40 godzinnym tygodniu pracy, daje to 16 godzin.

Wprowadzaj nawyki efektywnego zarządzania czasem krok po kroku. Uprzątnij nie tylko swoje biurko, ale przede wszystkim głowę i jak najlepiej wykorzystaj każdą chwilę dnia. Wiesz już jak pracować nad swoją produktywnością, które nawyki doprowadzą do jej wzrostu. Pozostało już tylko pracować nad sobą i wprowadzić w życie zmiany, które pomogą Ci zyskać kilka dodatkowych godzin w ciągu tygodnia. Powodzenia!

komentarze 2

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *