#Skillshunting,  Komunikacja w biznesie,  W terenie

Jak rozwiązać problem – #Skillshunting 04

Z problemami mniejszymi bądź większymi spotykamy się każdego dnia w wielu aspektach naszego życia. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że są jedynym pewnikiem w naszym życiu – raczej ich nie zabraknie. 😉  Dlatego tak ważna jest umiejętność radzenia sobie z nimi i skuteczny przepis na to jak rozwiązać problem.


>> Pobierz i wydrukuj planszę do kursu <<<

Link do kursu TUTAJ

Na poniższe pytania znajdziesz odpowiedzi w tym artykule:

Liczy się podejście do problemu

Przede wszystkim liczy się podejście. Każdy problem daje możliwość do rozwoju, dlatego na każdym etapie naszego życia będą pojawiać się nowe, dzięki którym będziemy mogli przeskoczyć kolejną poprzeczkę, wyjść ze swojej strefy komfortu i “rozciągnąć” swój sposób myślenia. Dobrą wiadomością jest to, że można nauczyć się z nimi radzić i w jaki sposób stawiać im czoła. Sztuka rozwiązywania problemów łączy ze sobą dwa procesy – kreatywność wraz z podejmowaniem decyzji. Kreatywność w tym przypadku opiera się na wyszczególnieniu wielu opcji i wypisaniu możliwych rozwiązań. Natomiast podejmowanie decyzji to oczywiście wybranie najlepszego rozwiązania z możliwych. Kluczem do rozwiązania problemu jest odpowiedni przebieg obu procesów, wykorzystując jednocześnie zarówno logikę, jak i intuicję! Poniżej omówimy różne techniki jak rozwiązać problem.

Jak rozwiązać problem? Znajdź prawdziwą przyczynę!

Kluczem do rozwiązania problemu jest oczywiście znalezienie jego przyczyny. Czasem pochopnie staramy się w jakiś sposób pomóc, jednak tak naprawdę nie zmieniamy źródła powodującego niesmak. Czasem jeden powód, którego nie dostrzegamy, może być przyczyną kilku efektów, które zazębiając się hamują dojście do samego źródła. Wynik jest taki, że widzimy jedynie efekty i możemy wyciągnąć błędne wnioski. Pamiętaj, że przyczyn generujących problem może być wiele. Przygotuj listę możliwych powodów. Następnie znajdź go bądź kilka z nich. Dopiero wtedy możesz zastanowić się jak rozwiązać problem.

Jak rozwiązać problem w trzech krokach

W jaki sposób znaleźć prawdziwą przyczynę leżącą u źródła problemu?

1. Metoda “5 why”

Jest to metoda pozwalająca wyłonić początek problemu. Zadając wielokrotne pytanie “dlaczego” możemy wyszczególnić listę problemów w całym procesie. Warto pokusić się wtedy o kolorowe flamastry i rozrysować cały proces. Pełny obraz da nam listę co można poprawić, a świadomość to już połowa sukcesu. Metoda “5  why” może przybrać wiele rozwiązań w zależności od sytuacji – łańcuszka, drzewka lub okręgu. Drzewko występuje, gdy jest kilka przyczyn problemu, a wnikając głębiej drzewko może nieustannie się rozgałęziać. W przypadku przybrania kształtu okręgu należy przerwać występującą pętlę. Teraz wystarczy tylko wypisać i posortować wszystkie wyniki. 

2. Metoda The Kepner and Tregoe

Jak rozwiązać problem - Metoda Kepner Tregoe


Metoda The Kepner and Tregoe była oryginalnie stosowana przez NASA. Jest to złożony proces. Pytaniem pomocniczym w przypadku tej metody jest “kiedy to się wydarzyło a kiedy nie?” Dzięki temu łatwo możemy wykluczyć możliwe przyczyny problemu. Jeżeli uda nam się rozpracować i odpowiedzieć na to pytanie znajdziemy problem i będziemy w stanie go naprawić.

3. Metoda Pareto

Metoda Pareto - Jak rozwiązać problem?


Za 80% problemów może być odpowiedzialnych zaledwie 20% klientów. Metoda Pareto mówi, że wyeliminowanie 20% problemów może zaoszczędzić 80% czasu i pieniędzy. Wypisz listę Twoich problemów osobistych czy w organizacji i przekalkuluj koszt każdego z nich. Staw czoła największym z nich, czyli 20%. Mając listę 10 problemów, powinieneś wyeliminować 2 główne, które powodują 80%. To bardzo ważne żeby skoncentrować się właśnie na nich. W przeciwnym razie możemy zająć się innym, nieznacznym problemem, który nie polepszy sytuacji.

4. Spójrz na cały system

My jesteśmy wielkimi fankami podejścia holistycznego. Tutaj nie będzie wyjątku! Postaraj się spojrzeć z perspektywy co stanie się z biegiem czasu w całej organizacji jak rozwiążesz problem. Często zmagamy się z problemami reagując na daną sytuację, nie analizując całego działania systemu – jest to tzw. iluzja kontroli. Najlepiej postaraj się obiektywnie spojrzeć na cały system i znaleźć optymalne wyjście z sytuacji.

Jak rozwiązać problem? Generowanie możliwych rozwiązań

generowanie możliwych rozwiązań - jak rozwiązać problem


1. Połącz intuicję z logiką

W tym celu warto wykorzystać zarówno kreatywną jak i analityczną część mózgu. Jeżeli współpracujesz z innymi ludźmi warto dobrać zespół w odpowiedni sposób. Zadbaj o to, aby znaleźli się w nim specjaliści od kreacji oraz osoby analitycznie podchodzący do problemu.

2. Brainstorming w dwóch prostych krokach

Etap I
Wypisz wszystkie pomysły. Wszystkie! Nawet te, które wydają się z pozoru nie mieć sensu . Dlaczego? Każdy pomysł ma szansę wygenerować kolejny, bezpośrednio lub pośrednio z nim związany i w taki sposób ma szansę dojść do najlepszego rozwiązania.

Etap II
Po zebraniu wszystkich pomysłów nadszedł czas na ocenę
Bardzo ważne, aby wstrzymać się z oceną do tego momentu. Z natury ludzie bronią swoich pomysłów. Natomiast, gdy ocenę zebranych pomysłów zostawimy na drugi etap, osoby inicjujące zdążą stworzyć odpowiedni dystans pomiędzy swoimi pomysłami i nie będą chcieli za wszelką cenę ich bronić. Co ciekawe, podczas spisywania wielu pomysłów mogą nawet zapomnieć, który był czyj, dzięki czemu bardziej obiektywnie będą patrzeć na pozostałe. 

3. Mapa myśli

Mapa myśli jest narzędziem, które pozwoli nam w łatwy sposób zwizualizować tok myślenia. Można ją wykonać tradycyjnie na papierze lub za pomocą dowolnego programu graficznego (istnieją też specjalne programy do mapowania). Polega na umieszczeniu w centrum głównego tematu wokół, którego obraca się problem, a następnie wypisaniu dookoła skojarzeń pogrupowanych w mniejsze i większe skupiska. Ze względu na formę mapy myśli, podczas jej tworzenia używamy zarówno kreatywnej, jak i analitycznej części mózgu.

Aby w stu procentach wykorzystać potencjał tego narzędzia zaleca się: 

  • poziome ustawienie strony, na której przygotujesz mapę myśli, zyskując tym samym więcej miejsca na poszerzanie koncepcji i wpisywanie większej liczby skojarzeń.
  • używaj kolorów, obrazów i ikon jeżeli masz taką możliwość – w ten sposób mapa jest wyraźniejsza i pobudza kreatywność
  • jeżeli używasz tej techniki do rozwiązania problemu w pracy spróbuj wykorzystać tablicę, dzięki której cały zespół będzie mógł w łatwy sposób dołożyć swoją cegiełkę. Nie zapomnij sfotografować gotowej mapy!
  • tablety i ipady doskonale nadają się do mapowania, jeżeli wolisz wykorzystać technologię. Dają możliwość przybliżania i oddalania.

4. Drzewo decyzyjne

Wiele osób zna tę technikę jeszcze z czasów szkolnych i mylnie utożsamia ją z mapą myśli. Chociaż narzędzia te są podobne wizualnie, to drzewo myśli skupia się na sekwencji możliwych zdarzeń. Rozrysowując drzewo decyzyjne zaznaczamy możliwe decyzje lub czynności za pomocą “gałęzi”, od których odchodzą kolejne, wiążące się z poprzednimi. Dodatkowo na każdej z gałęzi można oznaczyć prawdopodobieństwo zdarzenia i jego wartość. Mnożąc je przez siebie dostajemy informację o faktycznej szansie, czy zagrożeniu i możemy zadecydować, która droga doprowadzi nas do najbardziej optymalnego (np. finansowo) rozwiązania.

Jak rozwiązać problem? Pobudź kreatywność na 10 sposobów!

Rozwiązywanie problemów to przede wszystkim generowanie jak największej liczby rozwiązań, a następnie wybór tego najlepszego. Jednak do tego procesu niezbędna jest odrobina kreatywności, którą nie każdy może się pochwalić. Jak rozwiązać problem niskiego stopnia kreatywności, a więc jak ją pobudzić?

  1. Odwrócenie sytuacji – zastanów się najpierw jak sprawić, aby sytuacja, w której się znajdujesz pogorszyła się. Dobrym rozwiązaniem będzie zatem czynność przeciwna do tej, o której pomyślałeś.
  2. Użyj nieoczywistych przymiotników, zazwyczaj dedykowanych innym rzeczownikom. Np. spróbuj wykorzystać rzeczowniki kojarzące się ze słowem “miłość” (szczera, oddana, prawdziwa, nieodwzajemniona, gorąca, bezgraniczna, gorzka, naiwna, tragiczna, wrażliwa) do słowa “sprzedaż”. 
  3. A co jeżeli…. – popuść wodze fantazji. Zastanów się co by się stało gdybyś zmienił coś w sposobie zarządzania firmą, zatrudnił nowych pracowników, dodał nowy produkt do oferty i wiele innych.
  4. Prześpij się z tym – daj sobie trochę czasu, warto pomyśleć nad możliwymi rozwiązaniami tuż przed snem, kiedy nasz mózg przestawia się na nieco inny tryb.
  5. Łącz wszystkie zmienne – upewnij się, że wszystkie możliwości zostały przeanalizowane, nawet te nieoczywiste.
  6. Rozmowa z innymi ludźmi – wytłumacz na czym polega problem komuś innemu i dowiedz się jakie jest ich zdanie. Co dwie głowy to nie jedna, a każdy pomyśl może natchnąć do najbardziej optymalnego rozwiązania.
  7. Rozważ drugie najlepsze rozwiązanie – nawet jeżeli wydaje się, że pierwszy pomysł jest najtrafniejszy, warto rozważyć kolejne, z których mogą wyniknąć jeszcze lepsze kombinacje.
  8. Zastanów się nad zabawnymi rozwiązaniami – nie wykluczaj ich z procesu, być może okażą się najlepsze lub natchną Cię na kolejne.
  9. Przyjrzyj się dokładnie problemowi – zastanów się nad tym, czy nie ma dobrych stron i jak możnaby je wykorzystać. W ten sposób możesz wpaść na pomysł jak wyeliminować negatywne.
  10. Poszerzaj i zawężaj perspektywę sprawdzając dostępne rozwiązania na każdym poziomie problemu, niezależnie od tego jak bardzo jest złożony.

Jak rozwiązać problem wybierając najlepsze rozwiązanie

Etap kreatywności mamy już za sobą. Niezależnie od tego, której techniki generowania rozwiązań użyłeś, powinieneś mieć przed sobą kilka ciekawych i efektywnych pomysłów. Kolejnym krokiem do ostatecznego rozwiązania problemu jest wybranie najlepszego i wprowadzenie go w życie. W jaki sposób zdecydować się na jedno rozwiązanie?

Przede wszystkim warto przyjrzeć się każdemu z rozwiązań z osobna i spojrzeć na nie w perspektywie całego procesu. Być może już na tym etapie dzięki Twojej logice i intuicji jesteś w stanie zdecydować, które z rozwiązań jest dla Ciebie najbardziej satysfakcjonujące. Jeżeli chcesz analitycznie dokończyć cały proces, jednym ze sposobów wyboru najlepszego rozwiązania jest metoda oceny kryteriów. Pamiętaj, że poza kryteriami, warto zwrócić uwagę na ponoszone ryzyko straty przy każdym rozwiązaniu.

  1. Pierwszym krokiem do wyboru najbardziej optymalnego rozwiązania będzie określenie jakie kryteria powinno spełniać każde z rozwiązań. 
  2. Oceń w skali od 1 do 10 jak istotne jest dane kryterium dla Ciebie i dla Twojej firmy (np. przy wyborze nowej lokalizacji biura Twojej firmy będzie to odległość, cena, środowisko pracy). 
  3. Oceń w skali od 1 do 10 na ile dane rozwiązanie spełnia Twoje kryteria.
  4. Pomnóż wybrane oceny i wybierz rozwiązanie z najwyższym wynikiem.

4 proste zasady podejmowania decyzji

  1. Jeżeli zmagasz się z wyborem pomiędzy dwoma rozwiązaniami, które w podobny sposób spełniają Twoją potrzebę i niosą ze sobą podobny efekt końcowy, nie ma znaczenia który z opcji wybierzesz. Najgorsze co możesz zrobić to nie podjąć decyzji wcale.
  2. W krytycznej sytuacji – rzuć monetą! Dowiesz się wtedy czy wynik jest dla Ciebie satysfakcjonujący i czy nie pojawiła się nutka zawodu w momencie werdyktu. Wtedy automatycznie dostaniesz potwierdzenie czy wynik zgadza się z Twoim przeczuciem.
  3. Wybierz najprostsze rozwiązanie! Czasem rozwiązania wydają się być niezawodne, jednak myśląc o procesie wdrażania łatwo rozpoznać, które z nich będą niosły ze sobą mniej zmian dla całej organizacji lub części zespołu. 
  4. Jeżeli mimo analiz nie jesteś przekonany, które rozwiązanie wybrać, zapytaj Twój zespół o opinię! Dzięki temu poznasz ich potrzeby oraz inną perspektywę – to powinno Cię odpowiednio nakierować 🙂

Teraz już żaden problem nie będzie dla Ciebie przeszkodą nie do pokonania! Pamiętaj, że kluczem do odpowiedniego wyboru jest zdystansowanie się i obiektywne podejście do sytuacji oraz wewnętrzny spokój. Jeżeli następnym razem będziesz zastanawiać się jak rozwiązać problem wiesz co robić 😉  

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *