Jak efektywnie zarządzać czasem
#Skillshunting,  Praca zdalna,  W terenie,  Zarządzanie czasem

Jak efektywnie zarządzać czasem – #Skillshunting 05

Doba ma jedynie 24 godziny i każdy z nas decyduje o tym jak je wykorzysta. Poprzez efektywne zarządzanie czasem zwiększa się zakres możliwości i produktywność w najbardziej istotnych momentach dnia. Czy można nauczyć się organizacji czasu pracy i tym samym ułatwić sobie życie? Oczywiście! W dzisiejszym artykule dowiesz się jak efektywnie zarządzać czasem i zyskać nawet 10 dodatkowych godzin tygodniowo.

>>Pobierz i wydrukuj planszę do kursu<<<

Link do kursu TUTAJ – zalecamy zrobienie pierwszych 5 tematów

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na poniższe pytania:

Mistrz skupienia vs mistrz chaosu – kim jesteś?

Każdy z nas lepiej lub gorzej potrafi zorganizować swój czas w ciągu dnia. Istnieją jednak osoby, które skrajnie wykształciły umiejętności organizacji i perfekcyjnie wiedzą jak efektywnie zarządzać czasem. Nazywamy ich mistrzami skupienia lub chaosu. 


Jak efektywnie zarządzać czasem - umiejętność skupienia się

1. Mistrzowie skupienia 

Są to osoby z natury potrafiące organizować czas i miejsce pracy. Potrafią bezbłędnie skupić się na konkretnym zadaniu i wykonać je w stu procentach zanim przejdą do następnego. Mają problem z przekazaniem technik organizacyjnych i szczegółów dotyczących jak efektywnie zarządzać czasem, ponieważ dla nich jest to czymś naturalnym i nie wymaga dodatkowej nauki.


2. Mistrzowie chaosu

Są to jednostki, którym ciężko przyswoić podstawy organizacji, przejawiają duży problem ze skupieniem. Najczęściej zajmują się paroma rzeczami na raz i wykazują się niskim stopniem produktywności. Jednak pomimo chaosu panującego w ich głowach i na biurku potrafią się w nim odnaleźć. Często charakteryzują się kreatywnością.

Obydwie grupy to zaledwie niewielka cząstka całej społeczności. Jeżeli nie potrafisz zakwalifikować się do żadnej z wymienionych grup to prawdopodobnie jesteś “koczownikiem”. Kategoria ta znajduje się pomiędzy mistrzem skupienia i chaosu. Są to ludzie, którzy potrafią się skoncentrować na wykonywanym zadaniu jednak wykazują tendencję do odbiegania myślami w innych kierunkach. Nic straconego! Poniżej poznasz wszystkie szczegóły jak efektywnie zarządzać czasem.


Dlaczego warto pracować nad efektywnością zarządzania czasem?

Wdrożenie zmian i implementacja efektywnej organizacji czasu pracy powinna spowodować, że będziesz mieć więcej czasu w ciągu tygodnia na inne czynności. Dlatego też na tym etapie warto zastanowić się nad tym w jaki sposób można te dodatkowe godziny wykorzystać. Planując zmiany i naukę organizacji czasu zaleca się  na wstępnym etapie ustalić faktor motywujący do zmiany. Wprowadzenie nowych zachowań do codzienności jest relatywnie trudne i wymaga pracy nad samym sobą. Zastanów się co jest nagrodą. Przykładowo możesz obiecać sobie, że dodatkowy czas wykorzystasz na odpoczynek, czy rozwój nowego hobby. 


Jak efektywnie zarządzać czasem – co jest przeszkodą?

Jednym z największych wrogów produktywności jest multitasking. Wielu pracodawców wymaga od swoich pracowników umiejętności robieniu kilku rzeczy na raz, jednak czy wiedziałeś, że multitasking jest mitem? Podkreślmy to już na tym etapie: nie ma czegoś takiego jak efektywne wykonywanie wielu czynności jednocześnie. Przyjrzymy się jednak temu zjawisku bliżej. 


Czy multitasking istnieje?

Multitasking to jednoczesne wykonywanie dwóch lub więcej czynności, próbując je sfinalizować. W rzeczywistości mamy raczej do czynienia z tak zwanym switchtaskingiem. Polega on na przeskakiwaniu skupienia z jednej czynności na drugą, co w rezultacie powoduje brak stuprocentowej koncentracji na żadnej z nich. Mózg nie jest fizycznie zdolny do wykonywania dwóch lub więcej zadań w tym samym czasie. Wykorzystując multitasking marnujesz jedynie czas oraz inne środki zależnie od zadania. Faktyczny czas wykonywania zadania wydłuża się.

Można natomiast efektywnie np. wykonywać ćwiczenia podczas słuchania muzyki, czy oglądania telewizji. Jest to tak zwany background tasking i polega na realizacji jednej czynności z drugą, niewymagającą skupienia, w tle. Należy jednak uważać na utratę koncentracji.


Jakie są efekty multitaskingu?

Efekty multitaskingu - jak efektywnie zarządzać czasem



1. Wydłużony czas pracy

Jeżeli nie skupiasz się w pełni na jednym powierzonym Ci zadaniu, to w efekcie czas Twojej pracy znacznie się wydłuża. Każdorazowo, gdy koncentrujesz swoje myśli na kolejnym zadaniu poświęcasz czas na powrócenie do tematu i zagłębienie się w nim. 

2. Jakość wykonywanej pracy spada

Człowiek nie jest w stanie wykonywać zadania w 100% jeżeli nie może skupić się na jednej rzeczy. W naszej głowie pojawiają się nieustannie nowe myśli. Jeżeli koncentrują się wokół kilku projektów tracisz możliwość kreatywnego myślenia i czas na ponowną koncentrację na priorytecie.

3. Wzrasta prawdopodobieństwo pomyłki

Żonglując koncentracją pośród kilku czynności zwiększa się ryzyko popełnienia błędu. Ćwicząc swoje skupienie jesteśmy w stanie głębiej sięgnąć w dany projekt i zanurzyć się w jego poprawną realizację.

4. Wzrasta poziom stresu

Organizm ludzki reaguje na próbę multitaskingu za pomocą wzrostu stresu. Pozwólmy opanować panikę wyznaczając odpowiedni czas na każde zadanie i priorytetyzując listę to do.


3 najważniejsze elementy wpływające na  produktywność:

Co wpływa na produktywnosć - jak efektywnie zarządzać czasem

Jak efektywnie zarządzać czasem – miejsce

Rozejrzyj się po miejscu, w którym pracujesz i jego najbliższym otoczeniu. Zastanów się jakie przedmioty mu towarzyszą i które z nich są faktycznie niezbędne do wykonywania pracy. Miejsce pracy powinno zawierać jak najmniej punktów gromadzenia (ang. gathering points), czyli miejsc, które gromadzą zadania wymagające naszej uwagi. Każda z nich przyciąga uwagę i odwraca od poprzedniej, co powoduje niepotrzebny switching. Zmniejsz ich liczbę do minimum. Zaleca się posiadanie sześciu lub mniej punktów gromadzenia w miejscu pracy. Są to przykładowo: 

6 punktów gromadzenia w miejscu pracy - jak efektywnie zarządzać czasem


1. Pudełko “na sprawy” (inbox)

Pudełko, w którym zamieszcza się wszelkie papiery, paragony, listy itp. Wszystkie nieprzetworzone jeszcze sprawy. Jeżeli dostrzegasz w swoim miejscu pracy przedmioty, które wymagają od Ciebie akcji, ale niekoniecznie w tym momencie, odłóż je do pudełka, tak aby nie widzieć ich podczas pracy. Wyznacz czas na sprawy z pudełka i raz w tygodniu postaraj się je opróżnić. Takie pudełko może być dowolnej wielkości, zależnie od tego na jakim stanowisku jesteś i jak dużo przestrzeni zajmują przedmioty w Twoim biurze. Pudełko można podzielić na mniejsze części, które umożliwią łatwą segregację, a co za tym idzie szybsze i efektywniejsze przyjrzenie się zadaniom.

2. Przenośne pudełko

Dodatek do zwykłego pudełka na sprawy nierozwiązane. Jest to miejsce o tym samym znaczeniu co inbox, jednak pozwala na chowanie przedmiotów poza miejscem pracy. Przykładowo podczas spotkania otrzymujesz wizytówkę. Aby o niej nie zapomnieć, a jednocześnie nie zagracać prywatnych przestrzeni, możesz swobodnie schować ją do specjalnie wyznaczonego miejsca. Zaleca się wykorzystanie niewielkiej przestrzeni takiej jak przegródka w walizce, kieszeń torebki. Po powrocie do miejsca pracy rzeczy z przenośnej skrytki dołącza się do tej stacjonarnej. Taką skrytkę możesz też wprowadzić do swojego samochodu na przedmioty związane z autem (np. faktury za paliwo).

3. Notes

Może występować zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej. Miejsce na notatki, zapiski, przypomnienia. Łączy w sobie zadania do wykonania i zwykłe notatki, które nie niosą za sobą konkretnych akcji. Pamiętaj, aby oddzielać ważne notatki wymagające akcji od tych zwykłych lub wyraźnie je oznaczać. Jeżeli to możliwe to warto wyrwać nowo zapisane strony i odłożyć je do pudełka z niedokończonymi sprawami. W przypadku notesu na laptopie lub telefonie korzystaj z opcji archiwizacji.

4. Skrzynka e-mail

Jeżeli to możliwe spróbuj ograniczyć się do jednej skrzynki. Możesz skorzystać z przekierowania wiadomości, połączyć konta, ale ogranicz potrzebę sprawdzania kilku różnych skrzynek. Załatwianie spraw związanych z e-mailami w jednym momencie dnia sprawia, że podejmiesz decyzje szybciej i łatwiej. W wielu przypadkach warto nawet połączyć pocztę służbową z prywatną jeżeli istnieje taka możliwość. Na bieżąco “sprzątaj” skrzynkę mailową archiwizując i usuwając niepotrzebne wiadomości. Tematy, które wymagają Twojej uwagi zostaw na wierzchu.

5. Wiadomości głosowe

Tak samo jak w przypadku maila, ogranicz się do jednego miejsca, w którym będziesz mógł sprawdzić wszystkie wiadomości głosowe.Przydatne może okazać się przekierowania połączenia z jednego numer na drugi, jeżeli telefon nie zostanie odebrany. Istnieją nawet aplikacje, które pozwalają wiadomość głosową automatycznie przekazać na maila w postaci pliku mp3, a co za tym idzie pominąć ten punkt gromadzenia.

6. Wild card

Opcjonalnie ustalany zależnie od konkretnej sytuacji. Np. jeżeli potrzebujesz osobnego miejsca na maile prywatne, to możesz wykorzystać wild card. Innym pomysłem są wiadomości tekstowe na Messengerze, social mediach, czy SMS lub lista rzeczy do zrobienia.


Czy powinno się rozdzielać prywatne punkty gromadzenia spraw od tych związanych z pracą?

Rozdzielanie każdego z punktów gromadzenia spraw na prywatne i zawodowe sprawia, że jest ich dwa razy więcej. Zasadniczo więc powinno się unikać oddzielania ich jeżeli to możliwe. Jednak w wielu przypadkach będzie to po prostu niepraktyczne i zamiast pomóc w oszczędzaniu czasu, jedynie wprowadza chaos do pracy. Przykładowo można mieć jedno pudełko na sprawy do rozwiązania, ale tylko pod warunkiem, że pracujemy w domu. W przypadku pracy w biurze pozostawienie dwóch skrzynek zniweluje potrzebę rozdzielania poczty na prywatną i związaną z pracą. Dzięki temu wracając do domu możemy skoncentrować się na właściwej skrzynki bez konieczności segregacji.


Jak efektywnie zarządzać czasem – czas

Skoncentruj się na tym co najcenniejsze, jaką czynność wykonać i w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny. Określ najważniejsze aktywności (MVA) i rozdziel czas pracy pomiędzy nie. Poniżej zamieszczamy kilka porad jak efektywnie zarządzać czasem:

1. Wybierz odpowiadający Ci rodzaj kalendarza

W przypadku fizycznej wersji kalendarza zaleca się wybór planera podzielonego na poszczególne godziny dnia. Pamiętaj, że używanie papierowego kalendarza ma kilka wad. Przede wszystkim zamieszczenie w nim informacji o powtarzających się zdarzeniach zajmuje dużo czasu. Nosząc przy sobie papierowy planer nie tylko masz w torbie dodatkowy ciężar, ale narażasz się na stratę wszystkich zapisków poprzez jego zgubienie. W przypadku cyfrowej wersji kalendarza należy pamiętać o synchronizacji wszystkich dostępnych urządzeń. 

2. Używaj kalendarza jako narzędzia do zarządzania budżetem czasowym

Mając do dyspozycji określoną liczbę godzin w ciągu dnia postaraj się wykorzystać efektywnie i realnie każdą z nich, nie przekraczając przy tym dostępnego czasowego budżetu.

3. Zachowaj limit jednej czynności w danym czasie

Nie próbuj na siłę umieszczać w swoim planie dwóch lub większej liczby zdarzeń w tym samym czasie.

4. Sprawdź w kalendarzu dostępność

Przed umówieniem się na spotkanie zweryfikuj Twoją dostępność – nie musisz pamiętać o wszystkich zaplanowanych wydarzeniach! Zawsze możesz sprawdzić, czy danego dnia jesteś wolny. W tym celu pamiętaj mieć zawsze planer pod ręką.

5. Zostaw czas pomiędzy zadaniami

Między zadaniami przyda się odpowiednia ilość czasu np. na podróż, lunch, chwilę odpoczynku, przygotowanie się do kolejnego spotkania, czy ewentualne przedłużenie się poprzedniego. Bądź realistą!

6. Traktuj kalendarz jako zobowiązanie

W procesie personal brandingu bardzo ważne jest dotrzymywanie słowa. Potraktuj planer jako narzędzie do budowania zaufania z osobami, z którymi tworzysz relacje zarówno prywatne jak i biznesowe.

7. Myśl długookresowo

Nie bój się planować zadań na okres późniejszy niż tydzień czy dwa. W ten sposób zredukujesz stres związany z tym, że wszystko musi zostać wykonane niezwłocznie. Zachowując wewnętrzny spokój możesz przygotować się na kolejne tygodnie.

8. Bądź asertywny

Niestety, ale czas każdego jest ograniczony do 24 godzin na dobę. Oznacza to, że zgadzając się na jedną rzecz, będziesz musiał odmówić innej.

9. Bądź asertywny w stosunku do siebie

Jeżeli masz milion pomysłów i chcesz wykonać je wszystkie… nadszedł czas na powiedzenie “nie” części z nich. Niestety często narzucamy na siebie tak dużo obowiązków, że nie jesteśmy w stanie efektywnie wykonać każdego z nich.

W jaki sposób uprzejmie, lecz stanowczo odmówić brania udziału w zdarzeniu?

– poproś o przesłanie szczegółów mailowo – w ten sposób zyskujesz czas na sprawdzenie w kalendarzu, czy możesz pozwolić sobie na uczestnictwo. Dodatkowo w przypadku odmowy możesz ustalić co dokładnie powiedzieć lub napisać.

– jeżeli musisz się zgodzić nie zapomnij zapytać od razu kiedy dane zdarzenie ma miejsce. W ten sposób możesz ustalić priorytety i wstępne szczegóły wydarzenia takie jak transport.

– jeśli nie teraz, to kiedy? – zamiast odmawiać, możesz spróbować przesunąć dane zdarzenie na moment, kiedy będziesz dysponować większą ilością czasu.

Jak być asertywnym wobec samego siebie?

– stwórz listę składającą się z rzeczy, które chciałbyś zrobić, jednak nie masz czasu. Raz na miesiąc lub trzy sprawdzaj listę i zastanów się, co z niej można obecnie wykonać.

– uzupełnij listę o ranking priorytetów i estymację czasu.

– zapytaj siebie, kiedy masz zamiar wykonać daną czynność, czy jest to niezbędne teraz, czy może zaczekać.

– zapytaj siebie kiedy najpóźniej możesz wykonać daną czynność.

Jak efektywnie zarządzać czasem – umysł

Przede wszystkim zachowaj czysty umysł. Aby efektywnie wykonać jedną czynność należy skoncentrować się tylko i wyłącznie na niej, nie myśleć o poprzedniej czy następnej akcji. Jednak co zrobić, aby zachować czysty umysł? Na tym etapie przydadzą się wcześniej ustalone i przygotowane punkty gromadzenia spraw. Poniżej zamieszczamy kilka ciekawych porad dotyczących efektywnego oczyszczania umysłu:

5 porad jak efektywnie oczyścić umysł

  1. Zapisuj w notatniku pomysły i myśli, na które akurat wpadniesz i wrzucaj te notatki do pudełka “na sprawy” lub przenośnego pudełka w zależnie od sytuacji. Możesz też wysłać do siebie maila lub wiadomość głosową.  W ten sposób nie będziesz się musiał nimi przejmować w danym momencie i będziesz mógł do nich wrócić później.
  2. Z czasem zauważysz, że preferujesz korzystanie z konkretnych gathering points. Używaj ich zatem częściej niż pozostałych 🙂
  3. Lista wyzwalaczy – skorzystaj z listy przedmiotów i czynności, które mogą przypomnieć Ci o różnych sprawach do skończenia. Uzupełnij swoje gathering points o nie i spraw, że nie będziesz musiał o nich myśleć podczas innych akcji. Dobrze jest przejrzeć listę z dodatkową osobą. Zajmuje to średnio jedną godzinę.

    Ps. przykładową listę pobierzesz TUTAJ
  4. Ustal czas na oczyszczanie umysłu – najlepiej raz na trzy miesiące. Warto wtedy przejść ponownie przez listę wyzwalaczy. Zalecamy ustawienie przypomnienia, ponieważ łatwo jest zapomnieć lub przekładać czas na oczyszczanie.
  5. Uwaga! Umysł nie jest “gathering point”! Myśli powinny być ukierunkowane na konkretne zadanie, a każda myśl kierująca w inną stronę jest rozpraszaczem. Przed każdą czynnością pamiętaj “wyczyścić ciasteczka” mózgu 😉

Wiesz już co wpływa na produktywność i nad czym należy pracować. Aby w pełni dowiedzieć się jak efektywnie zarządzać czasem należy najpierw wprowadzić w życie przedstawione w artykule zasady. Zapomnij o multitaskingu, zidentyfikuj punkty gromadzenia w Twoim miejscu pracy i zredukuj je do jak najmniejszej liczby. Poświęć czas na oczyszczanie umysłu i stwórz miejsce, w którym będziesz mógł zapisać wszystkie istotne dla Ciebie sprawy. Kolejnym krokiem do nauczenia się jak efektywnie zarządzać czasem jest zrozumienie mechanizmów realizacji zadań i ich odpowiednie budżetowanie, o czym dowiemy się w drugiej części artykułu

Jak efektywnie zarządzać czasem część 2 – 18.04.2020r.

komentarze 4

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *